مدیریت دانش چیست و چرا برای یک سازمان اهمیت دارد

مدیریت دانش چیست ؟

مدیریت دانش (Knowledge Management) فرآیند ثبت، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش و تجربه کارکنان به منظور افزایش دانش کلی نیروی کار، بهبود بهره وری و حفظ اطلاعات حیاتی است. با به کارگیری با ارزش ترین دارایی خود - تخصص و دانش کارکنان - می توانید کارایی را به حداکثر رسانده و توانایی تصمیم گیری تیم های خود را بهبود بخشید.

بخش‌های اصلی مدیریت دانش

پیش از آن که بتوانید به طور مؤثر دانش را مدیریت کنید، ابتدا این دو نکته ر ا باید درک کنید: دانش آشکار (Explicit Knowledge) و دانش ضمنی(Tacit Knowledge)

فهم چگونگی دسترسی، مدیریت و توزیع استراتژیک این انواع دانش در سازمان شما، محرک کلیدی موفقیت کسب و کارتان است.

دانش آشکار: مفهومی سرراست است. این نوع دانش، دانش مستند شده‌ای است مانند کتابچه‌های راهنما، گزارش‌های تحقیقاتی، اسکریپت‌های فروش و برگه‌های اطلاعاتی. این نوع دانش در حالت ایده‌آل به راحتی قابل دسته‌بندی و به اشتراک گذاری است.

دانش ضمنی: که دانش پنهان نیز نامیده می‌شود، ترکیبی از مهارت‌ها، توانایی‌ها، ایده‌ها و تجربیاتی است که کارکنان شما دارند اما به صورت مکتوب یا به سادگی قابل بیان نیستند. این دسته از دانش می‌تواند سال‌ها تجربه را در بر داشته باشد و بخش عمده‌ای از دانش در اختیار افراد و سازمان‌ها را تشکیل دهد. به دلیل ماهیت دانش ضمنی، افراد اغلب از میزان دانش خود یا اینکه این دانش چگونه می‌تواند برای دیگران باارزش باشد، آگاه نیستند.

برای نشان دادن این دو دسته از دانش، فردی را تصور کنید که برای یک سفر ماهیگیری آماده می‌شود. او به راحتی می‌تواند انواع دانش آشکار مانند مقررات، تجهیزات توصیه شده یا نحوه بستن گره را جستجو کند. دانش ضمنی شامل چیزهایی است که از سفرهای ماهیگیری گذشته آموخته‌اید و چرا می‌دانید یک مکان خاص برای صید ماهی عالی است. انتقال این دانش به فردی دیگر، می‌تواند چالش برانگیز باشد.

دانش آشکار و ضمنی در سازمان‌ها

در حالی که به اشتراک گذاری دانش آشکار به سادگی انجام می‌شود، انتقال دانش ضمنی اغلب نیازمند ارتباط گسترده و تعاملات مکرر است. برای مثال، کارکنان با کسب تجربه بیشتر از طریق گذراندن دوره‌های آموزشی یا راهنمایی دیگران، می‌توانند دانش ضمنی به دست آورند.

این فرآیندهای انتقال دانش می‌توانند کند و مقیاس‌پذیری آن‌ها دشوار و با نقص‌هایی همراه باشد. راه‌حل‌های مدرن که به کارکنان امکان ثبت و تسهیل دانش ضمنی را می‌دهند، برای مدیریت دانش مؤثر ، ضروری هستند.

نرم افزار مدیریت دانش کارما محصول شرکت نرم افزاری جادوی فکر، بستری جامع برای ثبت و پردازش این اطلاعات است.

چرا مدیریت دانش بسیار مهم است؟

سازمان‌هایی که به طور مؤثر دانش را جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک می‌گذارند، می‌توانند فرهنگ همکاری و کنجکاوی را تشویق کنند. در نتیجه، شاهد بهبود کارایی و رضایت کارکنان خواهند بود. یک سیستم مدیریت دانش مؤثر، دانش شرکت را بهینه‌سازی می‌کند و در عین حال آن را برای همه قابل دسترس می‌کند.

مدیریت دانش به این معناست که کارکنان می‌توانند به سرعت، به بهترین شیوه‌ها، اطلاعات مربوط به پروژه‌های گذشته و سایر اطلاعات کلیدی که کار آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد، دسترسی پیدا کنند. با داشتن چنین اطلاعاتی، آن‌ها می‌توانند عملکرد و تصمیم‌گیری خود را بهبود بخشند.

هنگامی که موانع به اشتراک گذاری دانش برطرف شود، کارکنان از محدودیت‌های ارتباطی عبور کرده و سایر افرادی را که دارای اطلاعات ارزشمندی در مورد یک موضوع هستند، پیدا می‌کنند. و هنگامی که سازمان‌ها این موضوعات را با همکارانی که به تخصص آن‌ها نیاز دارند مرتبط می‌کنند، تیم‌ها برای به چالش کشیدن وضع موجود و یافتن راه‌حل‌های نوآورانه برای مشکلات منحصر به فرد، توانمند می‌شوند.

هزینه مدیریت دانش ِ ناکارآمد

مدیریت دانش ناکارآمد، منجر به ایجاد شکاف‌هایی در دانش می‌شود که نتیجه‌ی آن اتلاف وقت، کاهش بهره‌وری، تکرار اشتباهات و نارضایتی کارکنان است. با گسترش شرکت‌ها، مسائل مرتبط با مدیریت دانش ضعیف، مهم‌تر و حل آن‌ها دشوارتر می‌شود.

اتلاف وقت و کارایی می‌تواند در سراسر سازمان شما اثر موجی ایجاد کند. به عنوان مثال، بخش تحقیق و توسعه ممکن است بدون اینکه متوجه شود، یافته‌های یکدیگر را تکرار کند. عملکرد فروش می‌تواند تحت تأثیر قرار گیرد، زیرا فروشندگان نمی‌توانند اطلاعات به موقع و دقیقی را به مشتریان و مشتریان بالقوه ارائه دهند. میزهای پشتیبانی با صف‌های طولانی درخواست‌ها مواجه می‌شوند، زیرا کارکنان نمی‌توانند مشکلات رایج را به طور مستقل حل کنند. فعالیت‌های ورود به سیستم و سایر آموزش‌ها به دلیل اینکه کارکنان اطلاعات قدیمی، نادرست یا نامرتبط دریافت می‌کنند، اثربخشی کمتری دارند.

سازمان‌ها و مدیریت دانش

سازمان‌ها مجموع دانش جمعی خود هستند و موفقیت یا شکست آن‌ها بر اساس نحوه‌ی ضبط، ذخیره، به اشتراک گذاری و مدیریت مؤثر آن اطلاعات در راستای اهداف تجاری ارزیابی می‌شود. زمانی که کارکنان به راحتی به دانش دسترسی داشته باشند، بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. اما در صورت عدم دسترسی، آن‌ها با اتلاف وقت و سرخوردگی مواجه می‌شوند. بنابراین، سوال این است که برای بهینه سازی مدیریت دانش در سازمان خود چه کاری انجام می‌دهید؟

بسیاری از رویکردهای حل مسئله شامل برقراری ارتباط و انتقال دانش به صورت طبیعی و غیررسمی هستند. نقطه ضعف این روش این است که تیم‌ها، دانش مستند نشده و ضمنی را از دست می‌دهند. آن‌ها زمان اضافی را صرف جستجوی اطلاعاتی می‌کنند که در دسترس نیست یا مجبورند با حل مکرر سوالات رایج،"چرخ را دوباره اختراع کنند".

در مقابل، مدیریت دانش هدفمند و مؤثر، به تیم‌ها کمک می‌کند تا به سرعت به تمام اطلاعات موجود دسترسی پیدا کرده و برای پرسش‌های اضافی با متخصصان داخلی پیگیری داشته باشند. فرآیندهای مدرن مدیریت دانش به کارکنان این امکان را می‌دهد که به صورت ناشناس سؤال بپرسند یا تخصص خود را به اشتراک بگذارند، این کار سبب ایجاد یک پایگاه دانش زنده می‌شود. نتیجه این است که تیم‌ها در سراسر بخش‌ها، از جمله تحقیق و توسعه، فروش و میزهای پشتیبانی، می‌توانند با کارایی بیشتر، ارزش بیشتری را ارائه دهند.

 

چگونه مدیریت دانش را اثربخش‌تر کنیم؟

حالا که بیشتر در مورد اهمیت مدیریت دانش می‌دانید، در اینجا نکاتی وجود دارد که باید برای اثربخشی مدیریت دانش در سازمان خود در نظر بگیرید:

تصمیم‌گیری در مورد نحوه ثبت دانش

تمام منابع دانش را در سازمان خود شناسایی کنید. درک جریان دانش سازمان شما به کشف نقاط ضعف کمک می‌کند. همانطور که 63 درصد از کارکنان زمان زیادی را صرف رسیدن به راه‌حل می‌کنند و تقریباً 25 درصد از کارکنان به دلیل این چالش احساس سرخوردگی و خستگی می‌کنند، جای بهبود برای اکثر سازمان‌ها وجود دارد.

مشخص کنید که دانش جدید و موجود در کجا ذخیره خواهد شد، چگونه سازماندهی می‌شود و به چه اقدامات امنیتی نیاز خواهید داشت. در حالی که دانش ممکن است از منابع زیادی در سراسر سازمان شما نشأت بگیرد، هر زمان که ممکن باشد به یک منبع واحد و قابل اعتماد برای اطلاعات نیاز دارید. لذا دسترسی اعضا سازمان به ابعاد انواع دانش های سازمانتان باید مدیریت شود.

در سامانه مدیریت دانش کارما، محصول شرکت نرم افزاری جادوی فکر، ابعاد دانش یک سازمان با سطوح دسترسی داینامیک در نظر گرفته شده است.

بهترین مکان برای به اشتراک گذاری دانش را پیدا کنید

ایجاد یا استفاده از یک راه‌حل مدیریت دانش، اولین قدم ارزشمند است. با این حال، کارکنان باید نحوه استفاده از آن برای دسترسی به اطلاعات را درک کنند.

از جلسات آموزشی برای افزایش درک آنها از سیستم جدید و نحوه مشارکت، از جمله هر گردش کاری که استفاده از سیستم را برای کارکنان آسان‌تر می‌کند، استفاده کنید.

در انتخاب سیستم نرم افزاری حساسیت بخرج دهید

مؤثرترین راه برای ترغیب کارکنان به استفاده از سیستم مدیریت دانش، آسان‌سازی استفاده از آن است. سیستم شما باید در موبایل کارکنان براحتی قابل نمایش باشد. اپلیکیشن موبایل برای سامانه مدیریت دانش یکی از راهکارهایی است که کارکنان می توانند در گوشی خود آن را داشته و بعنوان یک ابزار دم دستی از آن بهره مند باشند.

ادغام سیستم مدیریت دانش شما با سایر پلتفرم‌ها همچنین اطمینان می‌دهد که داده‌ها همگام‌سازی شده و به‌روز هستند.

آن را به صورت Real Time درآورید

تیم شما در هر زمان به دقیق‌ترین اطلاعات نیاز دارد و باید بتواند به پایگاه دانش شما اعتماد کند. این امر به ویژه برای شرکت‌های در حال رشد سریع، اهمیت دارد. کارکنان برای واکنش به شرایط در حال تغییر و پشتیبانی از اهداف در حال تحول شرکت، به آخرین دانش و منابع نیاز دارند.

این رشد همچنین به تصمیم‌گیری سریع، نیاز دارد. یک شبکه دانش لحظه‌ای، به کارکنان امکان می‌دهد تا به سرعت پاسخ دریافت کنند و به وظایف اصلی بازگردند.

کارکنان را به پرسیدن و پاسخ دادن به سوالات تشویق کنید

کارکنان به فضایی امن برای پرسیدن سوال، به اشتراک گذاشتن دانش و شناخته شدن برای مشارکت خود نیاز دارند.

این غیرمعمول نیست که کارکنان در یک محیط عمومی از صحبت کردن یا درخواست پشتیبانی احساس ناراحتی کنند، بنابراین مطمئن شوید که سیستم مدیریت دانش شما امکان پرسیدن سوالات و ارسال نظرات ناشناس را فراهم می‌کند. این رویکرد باعث بهبود پذیرش کاربر و کیفیت سوالات پرسیده شده می‌شود.

نگرانی‌ها را در مورد دسترسی عمومی به داده‌ها کاهش دهید

سیستم‌های مدیریت دانش مانند هر فناوری دیگری باید در برابر نگرانی‌های امنیت سایبری و سرقت مالکیت فکری محافظت شوند. انطباق با مقررات نیز الزامی است.

به دنبال پلتفرم‌هایی باشید که تعهد خود را به حریم خصوصی و امنیت از طریق شیوه‌های ایمن، یک استاندارد بین‌المللی شناخته‌شده برای مدیریت ریسک‌های امنیت اطلاعات، برجسته می‌کنند.

مدیریت دانش را به عنوان یک فرآیند مستمر در نظر بگیرید

دانش با گذشت زمان تغییر می‌کند. عوامل خارجی مانند شرایط بازار یا محیط مقرراتی می‌توانند بلافاصله بر سازمان شما تأثیر بگذارند. نیازهای امروزی کسب و کار شما ممکن است منعکس کننده نیازهای فردا نباشد و سیستم‌های شما باید به موازات آن مقیاس‌پذیر باشند.

مدیریت دانش موثر یک فرآیند مستمر است. کلید این تکامل، تشویق کارکنان به پرسیدن سوال، پاسخ دادن به سوالات و مشارکت در تخصص آن‌ها برای بهره‌مندی در آینده است.